Het opstellen van een strategisch communicatie jaarplan

Terug naar overzicht

3 mei 2023

Annette Jansen is al twintig jaar werkzaam bij Zorggroep Oude en Nieuwe Land (ZONL). Ze is Teammanager Klant & Communicatie en houdt zich dagelijks bezig met de aansturing van drie teams. Daarnaast is ze strategisch adviseur van het bestuur en het Management Team. Jaarlijks stelt ze ook een strategisch communicatie jaarplan op. “In het strategisch communicatie jaarplan staat hoe we communiceren met onze collega’s en andere betrokken over welke stappen we gaan zetten om de ambities uit het strategisch koersplan van de organisatie te verwezenlijken, zodat we weten welke route we met elkaar willen afleggen.”

De behandeling van belangrijke thema’s in het koersplan

Het strategisch koersplan Mensen zien 2021-2025 van ZONL geeft weer hoe de organisatie omgaat met belangrijke thema’s die spelen binnen en buiten de organisatie, zoals de cliëntreis, de inzet van zorgtechnologie, verduurzaming en het zijn en blijven van een financieel bewuste en gezonde organisatie. Met het opstellen van een strategisch koersplan worden ambities geformuleerd en de doelstellingen voor de komende vijf jaar vastgelegd. “In de afgelopen jaren hebben we met de coronapandemie iets heel belangrijks geleerd: de samenleving kan er in één keer helemaal anders uitzien. De coronapandemie heeft natuurlijk een grote impact gehad op onze collega’s en cliënten, maar ook op onze werkzaamheden. Dat leidde er toe dat we in 2021 onze focus en aandacht voor een groot deel ergens anders hadden liggen en het verwezenlijken van de speerpunten uit het koersplan even moest wachten. Dat heeft ervoor gezorgd dat er nu nog best veel dingen moeten gebeuren”, vertelt Annette. In 2022 zijn er al veel projecten voorbereid en opgestart. “Nu, in 2023, moeten we echt volop samen aan de slag.”

Marktonderzoek als fundering voor het strategisch koersplan

Aan het opstellen van het strategisch koersplan liggen veel gesprekken en onderzoeken ten grondslag. Samen met collega’s, leden van de Centrale Cliëntenraad, de Ondernemingsraad, de Verzorgende en Verpleegkundige Adviesraad, Raad van Commissarissen en externe relaties wordt informatie voor het koersplan verzameld. “Het zorglandschap waarin wij werken, verandert voortdurend. Als grootste zorgaanbieder in de regio moeten wij goed weten wat er speelt, om mee te kunnen blijven veranderen om toekomstbestendig te blijven en er te zijn voor de inwoners die een beroep op ons doen.” Om veranderingen in de samenleving in kaart te brengen, wordt een uitvoerig markt verkennend onderzoek uitgevoerd. “In een marktverkenning onderzoeken wij onder andere hoe de huidige zorgvraag is en hoe deze zich naar alle waarschijnlijkheid zal ontwikkelen in de toekomst. Ook kijken we naar bestaande en mogelijke nieuwe samenwerkingsverbanden.” Annette is betrokken bij de organisatie en uitvoering van marktonderzoeken. “Afhankelijk van het doel en de omvang van het onderzoek, betrekken we externe deskundigen erbij of voeren we het onderzoek zelf uit.” Annette onderstreept het belang om goed naar de regio te kijken waarin wij werken. “Wij ontlenen ons bestaansrecht aan de mensen die wonen in ons werkgebied en zorg nodig hebben. We moeten dus goed kijken wat er in de verschillende regio’s waar wij werken gebeurt en aansluiten met zorg en behandeling waar dit nodig is.”

Annette Jansen (teammanager Klant & Communicatie)

Communiceren over het koersplan

Wanneer het strategisch koersplan eenmaal is vastgesteld door het Management Team en de bestuurder, helpt Annette als lid van de Koersraad mee om de focus te houden op de koers die is vastgesteld. Jaarlijks stelt ze een strategisch communicatie jaarplan op waarin staat welke communicatie intern of extern gewenst is om de opgestelde ambities te realiseren. “Ieder jaar bepalen we de speerpunten waar we in dat jaar onze aandacht op richten. Ik voer gesprekken met veel verschillende mensen: de bestuurder, MT-leden, projectleiders, communicatieadviseurs, kwartiermakers en andere collega’s. Daarnaast lees ik veel artikelen en andere stukken die relevant zijn voor de communicatie. In het jaarplan beschrijf ik waar we nu staan en waar we aan het eind van 2023 willen staan, én welke stappen we op gebied van communicatie in de tussentijd moeten nemen. Om de vastgelegde koers, ambities en speerpunten te realiseren, is het belangrijk dat er draagvlak is onder onze collega’s. We kunnen als organisatie onze ambities alleen realiseren als we dat samen doen. Als iedere medewerker zijn of haar rol pakt. Het is daarom belangrijk dat we speerpunten heel duidelijk aan iedereen communiceren en daarbij ook goed uitleggen waarom we met elkaar doen wat we doen. Op die manier kunnen we samen onze doelen bereiken.”

Het is belangrijk dat je als schrijver duidelijk communiceert naar de lezers. “Communicatiedoelgroepen kunnen om een heel verschillende benadering vragen. Je moet je dus goed verplaatsen in de lezer. Door de jaren heen is het een soort vanzelfsprekendheid, bijna automatisme, geworden dat ik me bij het schrijven van de tekst letterlijk verplaats in de ontvanger en tegelijk al bedenk hoe zij op de tekst zullen reageren.” De uitdaging bij het schrijven van een communicatie jaarplan ligt volgens Annette bij al het voorwerk dat ze verricht voorafgaand aan het opstellen. “Dat vraagt veel tijd en medewerking van derden. Ik ervaar het als een uitdaging om overzicht te blijven houden, ondanks dat de afzonderlijke projecten en activiteiten allemaal heel omvangrijk en op een eigen manier belangrijk zijn.”

Een volgend koersplan

Annette is erg enthousiast over het strategisch koersplan. “Het plan geeft richting en houvast over waar wij als organisatie staan en vooral ook naartoe willen. Als aanbieder van zorg en behandeling in de regio, maar ook als het zijn van een goed werkgever. Ik werk niet voor niets al twintig jaar bij ZONL. Door de jaren heen heb ik steeds de mogelijkheid gekregen om te blijven leren en ontwikkelen. Ik heb mogen groeien en kansen gekregen én gepakt, want je moet er wel wat voor doen natuurlijk. Ik zit hier echt op mijn plek. We werken met een mooie visie op betrokken zorg en de missie om altijd waarde toe voegen, waar we ook zijn. Daarbij zijn verbinding, vertrouwen en verantwoordelijkheid onze kernwaarden. Dat spreekt mij heel erg aan. Het past bij mij en bij wie ik wil zijn in de betekenis voor anderen. Ook al verleen ik niet zelf de zorg achter de vele voordeuren waar we als ZONL komen, ik ben er wel trots op dat ik mede mogelijk mag maken dat mijn collega’s daar wel kunnen zijn. Dag in, dag uit hun waarde toevoegen in het leven van zoveel mensen.”